Digitaal ondertekenen
Toelichting op werkwijze digitaal ondertekenen
U ontvangt besluiten, beschikkingen, bezwaren, en overeenkomsten van de gemeente digitaal. Het merendeel van deze documenten die u van de gemeente ontvangt, is niet ondertekend omdat deze digitaal zijn vastgelegd.
Misschien is het u opgevallen: steeds minder (overheids)instanties sturen nog brieven met een geschreven 'natte' handtekening. Onze gemeente werkt ook steeds meer digitaal. Documenten worden digitaal opgesteld en opgeslagen in beveiligde systemen. In deze systemen zijn de documenten altijd terug te vinden door een geautoriseerde medewerker. Daarom zetten we geen handtekening onder documenten of brieven als dat niet wettelijk verplicht is. Hiermee voorkomen we veel onnodige werkzaamheden.
Heeft u vragen over het digitaal ondertekenen door de gemeente? Kijk of uw vraag bij de veel gestelde vragen staat of neem contact op met de gemeente.
Veel gestelde vragen
Waarom ondertekent de gemeente documenten niet meer?
We werken duurzaam (steeds minder papier gebruiken) en willen u zo snel mogelijk antwoord geven. Dat is mogelijk omdat we digitaal werken. Het digitaal vaststellen en niet meer ondertekenen van documenten is een logisch vervolg. Digitaal vastgestelde documenten kunnen we u – zonder tijdsverlies – direct digitaal verstrekken.
Hoe weet ik dat het document digitaal is ondertekend?
Digitaal ondertekende documenten bevatten de tekst “Validsigned door” gevolgd door de naam van de ondertekenaar en de datum van ondertekening. Als u het document opent, ziet u in het document de volgende tekst staan:
Ondertekend en alle handtekeningen zijn geldig. Document is bijgewerkt na ondertekening.
Hieraan kunt u zien dat de handtekeningen geldig zijn.
Document met elektronische handtekening openen
Ontvangt u een elektronisch ondertekend document? Dan moet u de een programma hebben dat het document kan lezen en het certificaat (de handtekening) kan bekijken. Bijvoorbeeld Acrobat Reader.
Bij het openen van het elektronisch document doet het programma de nodige controles op de handtekening. Als alles in orde is, ziet u dat op uw scherm. Als er een waarschuwing op uw scherm staat, mag u die handtekening niet zomaar vertrouwen. U moet dan uitzoeken wat er aan de hand is.
Bij het openen van het document, verschijnt de melding dat het certificaat niet vertrouwd is.
Digitale documenten die u van de gemeente ontvangt zijn in pdf-formaat. Bij het openen van deze documenten controleert het programma waarmee u het document opent (veelal Adobe Reader) of de handtekeningen geldig zijn. Het kan zijn dat u de instellingen in het programma dat u gebruikt moet aanpassen. Gebruikt u Adobe Reader, dan past u de instellingen als volgt aan:
- Klik op “Bewerken” en vervolgens op “Voorkeuren”
- Kies voor “Betrouwbaarheidsbeheer”
- Zorg dat de volgende instellingen zijn aangevinkt:
- Vertrouwde certificaten laden van een Adobe AATL server
- Vertrouwde certificaten laten van een Adobe EUTL server
- Sluit het programma af en open het document opnieuw
Als het goed is, ziet u bij het openen van het document nu een groen vinkje staan. Krijgt u nog steeds dezelfde melding, neem dan contact op met de gemeente.
Kan ik digitaal ontvangen documenten ook op papier krijgen?
De gemeente gaat steeds meer digitaal communiceren. Dat gaat sneller en is duurzamer. Ontvangen we van u de informatie digitaal, dan sturen we u de reactie ook digitaal.
We begrijpen dat dit niet altijd voor iedereen prettig is. Wat kunt u doen?
- Geef bij het contact met de gemeente aan dat u de reactie op papier wenst te ontvangen
- Heeft u een digitaal document ontvangen, neem contact op met de gemeente. Wij kunnen u het document dan schriftelijk toesturen.